Учет расчетов с подотчетным лицом
Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов; расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
- представительские расходы.
При выдаче денежных средств организация обязана:
- определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
- получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который выданы средства;
- выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
- определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.
При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели:
- на хозяйственные нужды;
- командировочные расходы;
- оплату представительских расходов.
Представительские расходы это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
К представительским расходам относятся затраты:
- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются. Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.
К представительским расходам относят расходы:
- на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
- транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ, представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.
Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы. Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются:
- расходы по найму жилого помещения;
- расходы по проезду к месту командировки и обратно;
- суточные;
- другие расходы (например, оплата услуг связи или почты).
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс. Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны:
- с покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;
- осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;
- подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
- участием в общих собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;
- другими аналогичными нуждами.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Учет операционно-хозяйственных расходов. Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно-хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия.
В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации.
К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
- либо под отчет на хозяйственные и операционные расходы;
- либо в порядке возмещения произведенных сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т. п.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются:
- товарный чек магазина;
- накладные;
- кассовые чеки;
- квитанции к приходным кассовым ордерам;
- акты выполненных работ, оказанных услуг;
- счета-фактуры;
- проездные документы;
- акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.
Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:
- журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
- главная книга;
- иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (табл. 2). Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу ос- татки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче.
Счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:
- Дебет 71 Кредит 50 «Касса» – на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег на оплату услуг связи;
- Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – оплата подотчетным лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);
- Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» – отражена курсовая разница при возвращении подотчетного лица из загранкомандировки.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:
- Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 – отражена сумма оприходованных материалов, купленных подотчетным лицом;
- Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 – учтен НДС, отраженный в счете-фактуре по приобретенным запчастям;
- Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71 – приобретение материальных ценностей подотчетным лицом;
- Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 – приобретены канцелярские принадлежности подотчетным лицом;
- Дебет 50 «Касса» Кредит 71 – на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;
- Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 – отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
- Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71 – на суммы, удержанные из зарплаты подотчетного лица;
- Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71 – если недостача будет удерживаться в течение нескольких отчетных периодов;
- Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71 – если командировка носит непроизводственный характер и финансируется за счет собственных средств;
- Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71 – если недостачу по расчетам с подотчетным лицом нельзя возместить.
- Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 – если сотрудник не отчитался за выданные ему денежные средства;
- Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71 – приобретена лицензия на осуществление деятельности подотчетным лицом.
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу