Типы документов и требования к их составлению

По происхождению различают документы: личные и официаль­ные. Личные сообщения, например, личная переписка, дневники, воспоминания личного характера, создаются вне сферы служебной деятельности человека и официальными документами не являются.

По способу документирования различают документы: рукопис­ные — текстовые, графические; фотодокументы; фонодокументы; кинодокументы; видеодокументы; документы, созданные с помощью компьютерной техники.

По месту составления документы подразделяют на входящие (поступающие); исходящие (отправляемые из организации); вну­тренние (создаваемые и используемые для обеспечения внутренних связей данной организации).

По форме представления документы делят на подлинники (ори­гиналы), копии и дубликаты.

Подлинник (оригинал) — это первый (или единичный) экземпляр официального документа, обладающий юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроиз­водит содержание документа и все его внешние признаки — со­держащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать).

Факсимильная копия изготовляется на копировальной технике с использованием фотографии и аппарата факсимильной связи. Свободная копия создается на пишущих машинках, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии, заверенные в установленном порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники. Копии, заверенные нота­риусом, называются нотариальными.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Ду­бликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного доку­мента (диплома, аттестата, паспорта).

По степени подлинности документы могут быть подлинными и подложными (фальсифицированными).

Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение ее оттиском печати), считается подлинным. Однако эти признаки являются и основны­ми объектами фальсификации.

Подложные (фальсифицированные) документы появились, как только документ стал использоваться для доказательства тех или иных фактов. Например, фальшивые расписки, подложные завещания и др. Наиболее часто встречаются следующие способы подделки докумен­тов: подлог — замена одного документа другим; интерполяция — под­ложная вставка в текст подлинного документа; подделка отдельных слов и реквизитов (подписей, дат, оттисков печатей и т. д.).

По срокам хранения документы подразделяются на следующие виды: постоянного хранения; временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет).

В зависимости от сферы деятельности выделяют следующие виды официальных документов: управленческие и технические.

Управленческие документы подразделяют на организационные, распорядительные и информационно-­справочные. Организационные документы служат правовой основой деятельности организа­ции. Распорядительные документы предназначены для регули­рования деятельности организации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных ис­точниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

Техническая документация — это система текстовых и графиче­ских документов, содержащих информацию о технических издели­ях, технических и технологических процессах и т. д. Наиболее ши­роко используются следующие виды технической документации:

• научно­-исследовательская, которая создается в процессе про­ведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных научно­-технических разработок;
• конструкторская — включает в себя графические и тексто­вые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необхо­димые данные для его разработки, изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта;
• технологическая — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в комплексе определяют процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитально­го строительства;
• проектно­сметная — создается при решении вопросов о воз­ведении, реконструкции и ремонте объектов капитального строительства.

Требования к составлению и оформлению управленческих до­кументов закрепляются в государственных стандартах. Среди си­стем управленческой документации, используемых для документи­рования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно­-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятелности и форм собственности.

Требования к составлению и оформлению технической докумен­тации определены соответствующими стандартами. Например, конструкторская документация регламентируется стандартами Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), техноло­гическая документация — стандартами Единой системы техноло­гической документации (ЕСТД).

ЕСКД — это комплекс стандартов, устанавливающих взаимо­связанные нормы и правила по разработке, оформлению и обраще­нию конструкторской документации, разрабатываемой и применя­емой на всех стадиях жизненного цикла изделия (проектирования, изготовления, эксплуатации, ремонта и т. д.). Основное назначение стандартов ЕСКД состоит в установлении единых оптимальных правил выполнения, оформления и обращения конструкторской документации.

Стандарты ЕСКД распространяются на изделия машино­ и при­боростроения. Установленные стандартами ЕСКД нормы и правила распространяются на следующую документацию:

• все виды конструкторских документов;
• учетно-­регистрационная документация для конструкторских документов;
• документация по внесению изменений в конструкторские документы;
• нормативно-техническая, технологическая, программная до­кументация, а также научно-техническая и учебная литера­тура в той части, в которой они могут быть для них примени­мы и не регламентируются другими стандартами и нормати­вами, например форматы и шрифты для печатных изданий и т. п.

Установленные в стандартах ЕСКД нормы и правила распростра­няются на указанную документацию, разработанную предприяти­ями и предпринимателями (субъектами хозяйственной деятельно­сти), в том числе научно­-техническими, инженерными обществами и другими общественными объединениями.

• информационной связи с действующими общероссийскими классификаторами;
• использования их в общероссийских унифицированных формах документов.

Общероссийские классификаторы технико-­экономической и социальной информации относятся к нормативным документам и по своему статусу соответствуют государственным (федеральным) стандартам Российской Федерации.

Унифицированные системы документации. Классификаторы технико-­экономической и социальной информации, кроме реали­зации универсального формализованного языка описания данных, в информационном обеспечении управления выполняют еще ряд важных функций. Большой объем информации, заложенной в клас­сификаторах, является основой для создания различными ведом­ствами своих реестров и регистров справочно­-информационных массивов. Классификаторы технико­-экономической и социальной информации также являются базой для осуществления как формаль­ной, так и содержательной унификации документов управления.

Важное значение имеет Общероссийский классификатор управ­ленческой документации, который представляет собой номенкла­туру унифицированных систем документации и форм документов. Он содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и в обязательном порядке указываются на бланках.
Система документации — это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам: происхождения, назначения, вида, сферы деятельности (применения), единых требований к их оформ­лению.

В делопроизводстве различных организаций соотношение до­кументов из различных систем документации является неодинако­вым, так как это зависит от направлений деятельности конкретной организации. Однако в деятельности любой организации исполь­зуются документы, регламентирующие исполнительскую, распоря­дительную и организационную деятельность, которые унифициро­ваны.

Унифицированная система документации — это система до­кументации, созданная по единым правилам и требованиям, со­держащая информацию, необходимую для управления в опреде­ленной сфере деятельности. Применение унифицированных форм в практике управления позволяет получить значительный экономи­ческий эффект за счет снижения затрат на составление и форм­.